>> La richiesta di Mauro L.
Qualche settimana fa, il 21 gennaio 2010, la
Bagnetti Srl di Roma mi ha invitato a parlare delle applicazioni di Google: le Google Apps. Per la conferenza/laboratorio, ho preparato con Google Docs una presentazione, che ho pubblicato su Internet e usato per tenere il filo del discorso:
Ricetta anticrisi: due amici , un Mac e Google Apps.
La foto qui accanto, gentilmente inviata da uno dei presenti, mi mostra durante la conferenza, con la prsentazione sullo schermo, mentre cerco di tornire un concetto aiutandomi con le mani.
Mauro L., presente alla conferenza, ha scritto una email agli organizzatori dell'evento, che me l'hanno inoltrata.
"In Merito al seminario da voi svolto su Google Apps, vi invio un allegato dove la Microsoft spiega i 10 motivi per evitare le Google Apps.
Attendo un vostro parere in merito. Grazie."
Rispondo con piacere alla richiesta di Mauro L.. Siccome credo che la sua richiesta e le mie note possano interessare anche altri, ho scritto questo post. Spero che non me ne voglia.
>> Cosa sono le Google Apps
Non dare niente per scontato. Cosa sono le Apps, cioè le applicazioni, di Google?
Google è nato e cresciuto come un motore di ricerca delle informazioni presenti su Internet, fino a diventare il primo motore di ricerca al mondo. Ma non è solo un motore di ricerca. Google ha sviluppato un'applicazione, basata sulle mappe, per aiutare chi viaggia, così è nato Google Maps, usato da molti di noi. Da qualche anno, Google sta sviluppando le Google Apps, cioè una intera batteria di applicazioni per la produttività del lavoro d'ufficio.
Le Google Apps sono una serie di applicazioni, progettate per rafforzare la collaborazione tra persone nella comunicazione digitale e nella vita lavorativa. GMail serve a comunicare attraverso l'uso della posta elettronica. Google Calendar permette di pubblicare, su Internet, calendari pubblici e privati. Google Docs favorisce la condivisione di documenti di testo, fogli elettronici e presentazioni. Google Talk ti mette in grado di chattare e parlare via telefono. E così via.
La caratteristica che accomuna tutte queste applicazioni è che tutto sta su Internet, sui server di Google. Sia le applicazioni sia i documenti stanno sulle 'nuvole della rete' (cloud computing). Per avere accesso alle applicazioni e ai documenti basta avere:
1. un qualsiasi computer connesso a Internet,
2. un browser come Firefox, Internet Explorer, Safari, ecc. e
3. una registrazione (account) con Google.
Si viaggia decisamente leggeri. Non ci sono dubbi su quale possa essere la copia più recente del documento a cui stiamo lavorando con altri: è la copia che sta sul server.
>> Cave Google Apps: il contesto del decalogo Microsoft
Davanti alle case degli antichi romani era a volte affisso un avviso: "Cave canem", cioè stai attento al cane. Il decalogo della Microsoft è un avviso a diffidare della Google Apps. Ecco la storia del decalogo.
Nel settembre del 2007, due anni e mezzo fa, la Microsoft ha fatto arrivare a una giornalista una nota di un suo dirigente sulle Google Apps. La email conteneva le dieci critiche della Microsoft all'adozione di Google Apps Premier Edition da parte delle grandi aziende, nella definizione inglese chiamati clienti enterprise.
Le Premier edition delle Google Apps sono versioni a pagamento delle applicazioni Google. La formula è semplice: un abbonamento di cinquanta dollari l'anno per utente.
Il comunicato ufficioso della Microsoft viene pubblicato sul
blog di Mary Jo Foley, la giornalista che aveva ricevuto l'informazione.
Il contesto del cosiddetto decalogo è molto segnato dalla notizia, giunta sui media qualche ora prima, della firma di un accordo tra Google e CapGemini per la commercializzazione e vendita delle Google Apps a clienti enterprise.
CapGemini, secondo Wikipedia, è una delle maggiori aziende di comunicazione e informatica. La multinazionale ha la sua sede principale a Parigi e conta novantamila dipedenti sparsi per il globo. La Microsoft ha circa novantatremila impiegati, sparsi in cento paesi. Microsoft e CapGemini hanno quasi lo stesso numero di impiegati. Google ha molti meno dipendenti delle altre due aziende. Sono circa ventimila.
Era abbastanza evidente, nel 2007, che l'accordo tra Google e la CapGemini avrebbe permesso alle Google Apps di penetrare nel settore di mercato delle grandi aziende. Di qui la preoccupazione della Microsoft.
Ma dove sta il benedetto decalogo? Ecco il decalogo, punto per punto e il mio commento.
>> Punto uno.
Dirigente Microsoft: Google dice di avere molti utenti nel settore di mercato enterprise. Ma quanti sono davvero quelli che utilizzano le loro applicazioni all'interno delle aziende?
Mig: La Microsoft sembra suggerire che, anche se i vertici aziendali acquistano le licenze per le Google Apps Permier Edition, in realtà i loro dipendenti sarebbero così insoddisfatti delle applicazioni da non usarle. Boh! Non so su quali dati si basa l'affermazione/allusione della Microsoft.
La mia esperienza mi dice invece che molti utenti di Microsoft Office utilizzano una parte minima delle funzioni presenti nel pacchetto. La mia esperienza è consistente con la cosiddetta regola dell'ottanta e del venti. L'ottanta per cento degli utenti di Microsoft Office userebbe il venti per cento delle funzioni del programma.
>> Punto due
Dirigente Microsoft: Google ha una tradizione di creare prodotti incompleti, definiti versioni Beta. Gli aggiornamenti delle versioni Beta sono basati su un'agenda decisa unicamente da Google e non condivisa coi dirigenti delle altre aziende.
Mig: E' solo usandoli che ci si accorge se i prodotti sono completi o incompleti. Mi è capitato di usare applicazioni, presentate come versioni definitive e lanciate in fretta e furia sul mercato solo per motivi commerciali. Poi ho scoperto che avevano gravi difetti.
Una delle cose che mi piaceva di meno di Office 2000, il pacchetto su cui mi sono certificato come istruttore Microsoft, erano i blocchi dei programmi, i cosiddetti crash. Word, Excel, PowerPoint semplicemente si inchiodavano e spesso perdevi il lavoro fatto. A volte dovevi riavviare l'intero computer. Con Microsoft Office XP, release definitiva, è arrivata la novità che, ad ogni blocco, partiva un programma automatico che tentava di recuperare i dati. A me questa novità non pareva così grande. Pensavo che programmi semplici - trattamento testi, foglio elettronico, presentazione - avrebbero dovuto essere così stabili da avere così pochi crash, che te li saresti potuti ricordare. E così ho iniziato ad usare OpenOffice, che di crash ne aveva veramente pochi.
Non ci si deve fermare ai titoli delle scatole. Bisogna guardare cosa c'è dentro. Una applicazione col nome Beta può essere più buona e robusta di una versione (release) presentata come definitiva.
Il dirigente Microsoft sembra anche criticare Google per la scarsa collaborazione con le aziende clienti. Anche qui non so bene di cosa si parli. La Microsoft, invece, avrebbe forse buoni rapporti coi suoi partner? Sulla base della mia esperienza, lo spirito fondamentale della Microsoft mi è sembrato, almeno fino al 2005, di grande avidità. L'unica a guadagnarci veramente era sempre e solo lei. So che forse mi sono perso qualcosa negli ultimi cinque anni. Nel comunicato ufficioso del 2007, il dirigente Microsoft sottolinea con orgoglio "la crescita, rispetto all'anno precedente, del 43% dell'ecosistema dei partner che lavorano sulla piattaforma Office". Non so come interpretare questa frase, ma dubito che l'ecosistema esterno alla Microsoft abbia guadagnato il 43% di quanto ha guadagnato la Microsoft sul pacchetto Office nell'anno 2007.
Certo, ho avuto qualche segnale, negli anni, di qualche funzione gratuita data ai propri clienti e partner. Ma poca roba. Quanto a condivisione degli oneri e degli onori con partner e clienti, mi hanno convinto molto di più aziende come la Macromedia e la Adobe (che ha comprato Macromedia qualche anno fa). Per questo, tra l'altro, mi sono certificato con la Adobe, diventando un Adobe Certified Expert.
>> Punto tre
Dirigente Microsoft: Google sottolinea il basso costo delle proprie applicazioni. Non solo il prezzo sarebbe basso ma le Google Apps non avrebbero bisogno di hardware, né di spazio per l'immagazzinamento dei dati e neppure di spese di manutenzione.
Ma se le Google Apps sono un complemento di Microsoft Office, i costi per le aziende aumentano, perché ora hanno due sistemi di informazione tecnologica da gestire e mantenere. Ciò non porta a costi più alti e ad una accresciuta complessità?
Mig: Uno dei pregi di Google, forse quello principale, è quello di ribaltare il modo usuale di fare le cose. E' una vera rivoluzione copernicana. La Chiesa cristiana affermava che il sole girava attorno alla terra. Copernico studiò, capì e dimostrò che è la terra che gira attorno al sole.
La pratica normale coi computer è ancora quella di avere quasi tutto sul computer (tuo personale o dell'azienda) e qualche cosa su Internet. Con le Google Apps è l'esatto contrario: hai quasi tutto su Internet e qualche cosa sul computer (tuo o dell'azienda).
Ricordate i concetti matematici? Questo nuovo teorema ha, come corollari, una serie di risparmi economici. Il computer non è necessario che sia nuovissimo, basta che abbia un buon browser (Firefox, Internet Explorer, Safari e, perché no?, Google Chrome). I costi legati agli aggiornamenti delle applicazioni vengono tagliati. Non c'è bisogno di installare una nuova versione dell'applicazione, perché ci pensa Google a modificare l'applicazione sui suoi server e l'utente finale se la trova già pronta quando apre il browser. Non ci sono, soprattutto, i costi aggiuntivi e i colli di bottiglia che normalmente le aziende pagano per implementare le proprie funzioni di collaborazione. Con le Google Apps non occorre avere un server di sistema per condividere i documenti. Né occorre avere lo Exchange server o il SharePoint System a pagamento della Microsoft. Non occorre installare filtri antispam sul server di sistema, perché la posta di GMail arriva già pulita dallo spam. Non si sentirà più la solita solfa "Per risolvere questo problema, bisogna aspettare che passi l'amministratore di sistema o lo specialista esterno che gestisce il server".
Il dirigente Microsoft sottolinea un altro punto, interessante e importante:
"se le Google Apps sono un complemento di Microsoft Office, i costi per le aziende aumentano".
In effetti, le Google Apps sono in qualche modo dipendenti da altre applicazioni, però non solo da Microsoft Office. Le Google Apps dipendono anche da OpenOffice e da Adobe e anche... da nessuno.
Per esempio, se ho creato un foglio elettronico su Internet con Google Docs, posso scaricarlo (download) sul mio computer nei seguenti formati: Microsoft Excel; OpenOffice; PDF; HTML e anche puro TXT. Posso anche installare Google Gears sul mio computer per lavorare offline. Se affianco le Google Apps al pacchetto gratuito OpenOffice i costi non aumentano granché.
Quanto alla maggiore complessità, dovuta a due sistemi diversi, non credo che sia così grande da preoccupare. Ci può essere eccessiva complessità anche in un solo sistema integrato, dove tutto, dal sistema operativo alla banca dati è fatto dalla stessa azienda, come in una sorta di finto mondo, come nel film Truman Show. Provate a risolvere qualche problema di un'applicazione grazie all'Assistente di Microsoft Office. Io ci ho provato con Windows 96, Windows 2000, Windows XP, Office 97, Office 2000 e Office XP. Il tempo che ho sprecato a cercare una soluzione è stato dieci volte superiore a quello che ne ho ricavato come aiuto.
Ma l'argomento principale è che, sempre più spesso, viviamo usando varie applicazioni. Come sistema operativo, abbiamo Microsoft Windows XP come prima scelta e magari Linux Ubuntu come seconda. Oppure, nel mondo Apple e grazie al processore Intel, abbiamo Mac SnowLeopard come prima scelta e Microsoft Windows Vista come seconda. Come pacchetto di applicazioni per l'ufficio abbiamo Microsoft Office e anche OpenOffice o NeoOffice. Spesso abbiamo due indirizzi di posta elettronica, uno per il lavoro e l'altro personale. E spesso lavoriamo sulle email un po' sul server e un po' scaricando la posta sul nostro computer, con Microsoft Outllook, Mail o Mozilla Thunderbird. E poi abbiamo, per il lavoro una o più applicazioni dedicate, che utilizziamo per il business del nostro settore. Siamo immersi nella pluralità e nella complessità e siamo grati a chi ci aiuta a scoprire il giusto mix di applicazioni che ci permette di fare facilmente le cose che ci servono, dal pubblicare un'immagine in bianco e nero al terminare un progetto a sei mani entro la data di scadenza.
>> Punto quattro
Dirigente Microsoft: L'impegno principale di Google è sulla pubblicità a pagamento nell'ambito della ricerca su Internet. L'interesse per il settore enterprise e le applicazioni per la produttività d'ufficio riguarda solo l'un per cento dei ricavi aziendali. Cosa succederà se le cose andranno male per le Google Apps? Chiuderanno il settore visto il poco guadagno? I clienti dovrebbero fidarsi che ciò non potrebbe accadere?
Mig: L'idea, un po' velenosa, suggerita da questo punto è che Google potrebbe semplicemente, un giorno, chiudere il settore delle applicazioni per la produttività del lavoro d'ufficio. La mia impressione è che Google sia entrata in questo settore per restarci. Dal 2007, le Google Apps sono state migliorate, anche su alcuni punti segnalati dal decalogo Microsoft (vedi punto Sei).
>> Punto cinque
Dirigente Microsoft: Le Google Apps funzionano solo se una grande azienda non ha utenti esperti (power user), gli impiegati sono sempre in linea, l'azienda stessa non abbia costruito applicazioni d'ufficio personalizzate.
Questi limiti rendono le Google Apps utili solo per una percentuale marginale dei lavoratori globali che utilizzano la tecnologia dell'informazione. Confrontando funzionalità con funzionalità, non stupisce che la Microsoft sia l'azienda leader dl settore.
Mig: Quando hai ancora la maggior quota di mercato in un settore, lo puoi gridare al vento in ottanta modi, ma ciò non dimostra che avrai ancora la leadership domani né che i tuoi prodotti siano ancora i migliori. E questo vale soprattutto quando hai vissuto, per i tuoi meriti e gli altrui limiti, una condizione di monopolio o quasi monopolio. Che è proprio quello che è successo alla Microsoft nel settore dei sistemi operativi e dei pacchetti per la produttività d'ufficio.
E arriviamo alle caratteristiche dei prodotti. Le Google Apps funzionerebbero solo in aziende senza utenti esperti, cioè senza quel venti per cento degli utenti Office che utilizza l'ottanta per cento del pacchetto. Ma dov'è il problema? Se c'è un venti per cento di dipendenti che usa bene le applicazioni Microsoft Office, la direzione aziendale comprerà licenze Microsoft Office per quel venti per cento e licenze Google Apps per il restante ottanta per cento. Risparmierà di sicuro.
Le Gogle Apps funzionerebbero solo se gli utenti fossero sempre in linea. Non è vero. Vedi la risposta al punto tre. Se devi lavorare offline, puoi scaricare un file dal server al tuo computer e continuare a lavorarci con Google Gears, un'applicazione Microsoft Office e anche OpenOffice.
Le Google Apps non avrebbero spazio in aziende con applicazioni d'ufficio personalizzate. Non so se ho capito bene cosa si intenda. So di certo che un impiegato dell'amministrazione che è un mostro con i fogli di Excel, con le tabelle Pivot e con le macro va protetto come un gioiello. Se le sue macro possono migrare da qualche parte, con tutta calma, lo si fa. Se a lui non va di migrare, gli compreremo la sua licenza di Microsoft Office.
Non tutti i soldati di un reparto di fanteria hanno in dotazione una mitragliatrice pesante e non tutti i dipendenti di un'azienda devono essere obbligati a usare Microsoft Office.
>> Punto sei
Dirigente Microsoft: Le Google Apps non hanno funzioni essenziali come quelle che permettono di creare intestazioni, piè di pagina, indici (che oggi ci tocca chiamare sommari, ndr) , note a piè di pagina, eccetera.
Inoltre mentre gli utenti possono collaborare su documenti elementari, per elaborare un documento completo, l'azienda deve utilizzare una procedura in due passi: lavorare assieme con Google Apps su una versione elementare del documento, poi salvare in Word o Excel e infine inviare il documento per posta elettronica per le modifiche finali. Certo il costo della licenza per le Google Apps è solo di 50 dollari, ma con le inefficienze create, quale è il costo reale?
Mig: L'immagine qui a fianco, presa da questo testo che sto scrivendo con Google Docs, mostra sia che Google è arrivato nel settore della produttività d'ufficio per restarci sia quali siano i miglioramenti fatti nell'ultimo anno e mezzo. I tasti delle funzioni cerchiate in rosso riguardano: note a piè di pagina (footnotes); intestazioni (header); pié di pagina (footer); sommario (Table of contents).
Della necessità della procedura a due passi, uno su Google Apps e l'altro su Microsoft Word (oppure su OpenOffice Writer) non sono certo. E neanche credo che passare da un sistema all'altro crei un disastro.
La mia curiosità va su un altro punto. Ho impiegato molto tempo e fatica a insegnare agli utenti esperti la procedura Microsoft per la collaborazione digitale nella scrittura di documenti, la famosa funzione revisioni. La procedura Google Apps, col documento master sul server, è molto più diretta e immediata, ma mette inizialmente a disagio. Si potrebbero mettere a confronto le due procedure? Cosa si scoprirebbe?
>> Punto sette
Dirigente Microsoft: Le grandi aziende devono preoccuparsi costantemente della regolamentazione governativa e degli standard. Mentre Google può immagazzinare una mole di dati sui suoi server, non esiste una facile modalità che permetta alle imprese di cancellare con regolarità i propri dati, bloccare per via legale la consegna di qualche documento o farne copia per l'azienda. Cosa succede se un'azienda deve disporre dei documenti per rispondere alle agenzie di controllo governative?
Inoltre Google mette in evidenza il 99,9% di funzionamento per le sue applicazioni, ma poche persone capiscono che questa garanzia vale solo per la posta GMail. Allarma anche la definizione di blocco (downtime) fatta da Google, per cui il blocco consisterebbe in almeno dieci minuti continuati di non-funzionamento. Quanto costerebbe a un'azienda un blocco di sette minuti l'ora, se si ripetesse per ogni ora di una giornata?
Mig: Se un individuo o un'azienda non vuole che qualcosa vada in mani estranee, semplicemente non la deve pubblicare su Google. Ma in questo caso, forse è anche sbagliato averla permanentemente nei computer. La cosa migliore, credo, è avere le informazioni critiche su una pennetta USB. In genere, per i documenti importanti, si può adottare la procedura di fare una copia da salvare su computer o server aziendali.
Non so se sia così critica, a parte casi particolari, la percentuale di funzionamento (uptime) delle applicazioni Google.
>> Punto otto
Dirigente Microsoft: Nel mondo del business, si è sempre accesi e sempre connessi. Perciò avere accesso al supporto tecnico 24 ore al giorno per sette giorni a settimana è essenziale.
Se un'azienda installa le Google Apps e c'è un problema alle otto di sera, niente servizio. Il servizio di supporto tecnico di Google funziona dal lunedì al venerdì dall'una del mattino alle sei del pomeriggio, ora del Pacifico (PST, Pacific Standard Time). Sono queste le nuove ore del commercio globale? E se l'amministratore assegnato a un cliente non è disponibile, l'attività che fa, si ferma?
Mig: Magari la Microsoft ha ragione, ma non posso confermarlo, perché non ho esperienza diretta sul funzionamento dell'assistenza Google. Anche dell'assistenza Microsoft ho poca conoscenza. Quando ho avuto guai seri con l'installazione di Windows XP ho chiamato l'assistenza perché, nel prezzo del prodotto, erano comprese tre richieste d'aiuto. Mi sono sembrati così distanti dai miei problemi (e dai loro difetti), che non li ho disturbati più. Mi sono comprato una specie di bibbia su Windows XP e me la sono cavata da solo.
>> Punto nove
Dirigente Microsoft: Google afferma che gli utenti enterprise utilizzano solo il 10% delle funzionalità delle attuali applicazioni per la produttività d'ufficio, il che sembra significare che OGNI impiegato debba usare lo stesso 10% di funzionalità.
Invece è chiaro che in ogni azienda esistono specifici ruoli che richiedono l'utilizzo di specifiche funzioni e informazioni. Come affronta Google questi bisogni degli specifici ruoli?
Mig: Su diversi aspetti, le Google Apps sono, per ora, più essenziali e forse anche più rozze rispetto a Microsoft Office o anche OpenOffice. Però ho i miei dubbi sull'utilità generale di molte delle funzioni contenute nelle applicazioni del pacchetto Microsoft Office.
Ripeto un concetto già espresso. Se c'è un utente esperto (power user) che sa ben usare Word, Excel o Outlook lasciatelo continuare col pacchetto Microsoft Office. Come dice la pubblicità della Mastercard, per tutti gli altri... ci sono le Google Apps, magari integrate con OpenOffice.
>> Punto dieci
Dirigente Microsoft: Con le Google Apps in perpetua versione beta e con Google che decide da sola quando e come introdurre specifiche funzionalità, i clienti hanno un controllo minimo o nullo sulle caratteristiche e sui tempi degli aggiornamenti.
In particolare:
1. come posso fare una pianificazione strategica e gestire la formazione?
2. Come posso ottenere le funzionalità che ho specificamente richiesto? Quanto mi costa acquisire queste conoscenze?
Mig: Ho una qualche idea di come la Microsoft raccolga le opinioni degli utenti e dei loro capi su Microsoft Office. Google ha una marcia in più della Microsoft nel raccogliere informazioni sull'utilizzo delle Google Apps.
Siccome le Google Apps funzionano principalmente su Internet, Google può misurare quanto ogni funzione delle proprie applicazioni venga usata dagli utenti. E nessuno meglio di Google sa come misurare tutti i click che gli utenti fanno su Internet.
Quanto poi la Microsoft o Google tengano conto delle opinioni dei propri utenti, non lo so.
***
n.b. la moto divisa in tre spicchi è stata immortalata, lo scorso sabato 13 febbraio a Roma, quando è caduta la neve
Il primo tesoro è una poesia, sui computer e in dialetto romanesco, che Giuseppe ha scritto una ventina di anni fa. La poesia ha non aveva titolo, per cui le ho attribuito quello provvisorio di Ode al computer.
